Como ter uma semana produtiva!

Atingir uma semana produtiva é um desafio.

Segundo as estatísticas, 80% das pessoas não querem ir trabalhar na segunda-feira de manhã. Quando isso acontece, as duas coisas mais comuns dizem: “Tenho muitas coisas para fazer” e “Não há tempo suficiente para fazer tudo”.

Então, nós procrastinamos, olhamos para as nossas listas de tarefas, às vezes com até cem itens, e não sabemos por onde começar. Aqui estão algumas dicas para ser produtivo e aproveitar sua semana.

É tudo sobre alcançar mais fazendo menos.

Limite o número de seus planos

Comece com o planejamento semanal. É crucial se concentrar no que é importante e fazer as coisas selecionadas muito bem.

Normalmente, apenas algumas das dezenas de itens em nossas listas de tarefas estão vinculadas a grandes objetivos cruciais e objetivos de alto impacto. É ideal limitar o número de planos semanais que você deve atingir, no máximo, 5 por semana.

Esse é um grande objetivo difícil que você precisa alcançar por dia, o que for preciso. Quanto às tarefas menores – elas são boas de se ter, mas a vez delas só virá depois que as coisas grandes forem feitas.

Concentre-se apenas em uma coisa e não desista até que isso seja feito

Demasiada escolha é ruim. É humano escolher as tarefas pequenas e fáceis de realizar, e não as estratégicas importantes.

Alcançar muitos pequenos objetivos nos dá uma ilusão de progresso. Ao mesmo tempo, a multitarefa reduz o QI em 10 pontos e mata a produtividade em 40%, de acordo com a Harvard Business Review.

Se você listou suas 5 principais metas para a semana, escolha a mais importante delas e comece a trabalhar nela. Não dois ou três. Apenas um.

Por não ter várias opções, você não pode escolher o caminho de menor resistência. Continue trabalhando até que o plano seja concluído e você possa relatá-lo como um progresso.

Liste seu progresso e reflita sobre isso no final da semana

Escolher alguns planos-chave para a semana não é fácil no começo. O que ajuda é a reflexão no final de cada semana.

Foi o que você fez importante e vale uma semana inteira de trabalho? Durante a semana, sempre que algo for concluído, não basta excluí-lo ou marcá-lo como concluído, mas anotá-lo como progresso.

Na sexta-feira, examine sua lista de progresso e estude cada item. Você já enganou um pouco, de modo que há algumas coisas que em retrospectiva realmente não importam?

Você poderia ter feito outra coisa em vez disso? Repita o processo semanalmente, aprenda e repita. Em breve, você será muito bom em listar seus principais objetivos.

Se você se sentir preso, comunique o problema

Nem tudo que você planeja é feito. Muitas vezes há razões externas. As coisas ficam presas ou atrasadas.

Não procrastine em coisas que você não pode resolver. Peça ajuda ao seu gerente, seus colegas de equipe, conselheiros ou qualquer outra pessoa.

Empresas como a Skype usaram o processo PPP (progresso, planos e problemas) de três partes para a comunicação e o planejamento da equipe por anos. Algumas empresas chamam de ROC: resultados, objetivos e desafios.

Existem outros nomes, mas a lógica é a mesma. Você define uma meta e isso é feito em uma semana ou deve haver uma razão séria para que ela não avance. Um plano sempre se torna um progresso ou um problema.

Diga não

Seja exigente. Porque algo pode ser feito, isso não significa que deve ser feito. Esteja atento aos seus objetivos.

Tire um minuto ou dois para pensar sempre que alguém lhe pede para fazer alguma coisa ou começar a escrever algo como tarefa. Comece dizendo não para muitas das coisas e concentre-se apenas nos planos selecionados.

Deixe de fora as coisas sem importância. Faça apenas as grandes coisas.

Planeje sua próxima semana na sexta-feira

Reflexão toda sexta-feira é importante. Planejar sua próxima semana na noite de sexta-feira antes de sair do trabalho é ainda melhor.

Você ficará sem preocupações no final de semana e poderá começar imediatamente na manhã de segunda-feira. Muitos gerentes fazem seu planejamento semanal nas noites de domingo, mas a noite de sexta-feira seria mais produtiva.

Concentre-se nos resultados, não no processo ou nas ações

Olhando para as nossas listas de tarefas, muitas vezes escrevemos resultados não mensuráveis ​​a serem alcançados, mas ações ou processos.

Consequentemente, muitas vezes é difícil dizer se a tarefa foi alcançada ou não. Se possível, tente se concentrar nos resultados. Desta forma, será muito mais fácil declarar uma meta cumprida e passar para o próximo grande objetivo semanal.

Compartilhe planos com outras pessoas e deixe-os saber em que você está trabalhando

Em um ambiente de equipe, sempre explique aos outros, por que você escolheu um objetivo em detrimento de outro e como seus recursos são divididos.

Quando seus planos forem cumpridos, comunique o progresso. Espere que os outros façam o mesmo. Sempre que surgir um desafio, compartilhe isso também.

Isso ajuda tanto na obtenção de feedback dos outros quanto na manutenção da equipe na mesma página. Um paradigma semanal é muitas vezes ideal para esses três – não muito frequentemente, como e-mails diários e não muito raramente, como relatórios mensais.

Use o e-mail, o Google Docs, a intranet ou uma ferramenta especializada, como o relatório semanal do Weekdone, o que for melhor para você.

Segmente seus dias em áreas funcionais

Pessoas com responsabilidades diferentes podem dividir sua semana em 5 dias de diferentes áreas de trabalho. Em seguida, cumpri-los a cada semana. Comunique também o foco dos seus dias aos seus colegas de trabalho.

Quando Jack Dorsey, co-fundador do Twitter e CEO da Square estava fazendo 80 horas de trabalho semanas entre as duas empresas, ele era muito rigoroso sobre seu planejamento diário. Então ele fez seus 5 dias como este:

• Segunda-feira: reuniões de gerenciamento e “funcionamento da empresa”
• Terça-feira: desenvolvimento de produtos
• Quarta-feira: marketing, comunicações e crescimento
• Quinta: Desenvolvedores e parcerias
• Sexta-feira: a empresa e sua cultura

Não sobrecarregue os outros com informações

Você não gostaria que os outros o perturbassem e desperdiçassem seu tempo. Ser interrompido, seja via e-mail ou reuniões, é uma perda de tempo irritante em qualquer equipe.

Seja gentil com os outros e, sempre que possível, não envie e-mails ou mensagens instantâneas, não ligue para outra reunião. Ao todo, você pode aproveitar muito mais o seu trabalho diário limitando-se a um número menor de metas importantes e executando-as muito bem.

Mantenha simples. Você fará mais fazendo menos.

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